Sistem Pembukuan Transaksi

Setiap perusahaan dalam menjalankan roda bisnisnya, pasti membutuhkan orang lain atau perusahaan lain yang menjadi rekan bisnisnya untuk mencapai tujuan dari perusahaan itu. Tidak terkecuali perbankan, walaupun Core Business dari dunia perbankan adalah melayani kebutuhan nasabahnya, seperti Deposit, Withdrawal, Loan dan lain sebagainya. Perbankan juga membutuhkan pihak ketiga untuk membangun kios ATM, merenovasi gedung atau bahkan pengadaan barang untuk kebutuhan operasionalnya.
Untuk setiap transaksi yang terjadi akan menimbulkan hutang baru bagi Bank dan untuk pembayaran hutang tersebut dibutuhkan sebuah sistem yang gunanya untuk mempermudah dan mempercepat terprosesnya pembayaran ke pihak ketiga (vendor) tersebut. Untuk setiap transaksi tersebut di atas Bank A memilih sistem X untuk melakukan pembayaran tersebut.
Diharapkan dengan penerapan sistem X ini transaksi yang dilakukan akan menjadi lebih cepat dan mempermudah kerja user. Namun pada kenyatannya sering sekali terjadi kesalahan yang disebabkan oleh user itu sendiri maupun sistem, yang akhirnya memperlambat kerja user dan pembayaran ke vendor itu sendiri. Dalam penerapannya tidak jarang sistem memberikan hasil yang tidak sesuai dengan data yang dimasukkan user dan prosedur pengoperasian standar.
User salah memasukkan data pada sistem yang mungkin disebabkan karena kelelahan user, user kurang teliti ketika melakukan input data, kuantitas pekerjaan tidak seimbang dengan kualitas personil. Banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan, kurangnya personil di dalam sebuah tim kerja, membuat seorang pegawai harus kerja ekstra, terutama pada akhir bulan. Mengingat biaya yang menjadi kewajiban di bulan bersangkutan, harus dibayarkan atau dibebankan pada bulan bersangkutan pula, sehingga tidak akan menjadi biaya yang dicadangkan. User pasti memiliki banyak data yand harus diposting, banyak pembayaran yang harus segera dibayarkan. Hal inilah yang terkadang memicu banyak user melakukan kesalahan, karena harus mengejar target, terkadang user kurang teliti. Padahal bukan hanya satu orang yang memeriksa pembayaran, tetapi berlapis, mulai dari pelaksana, supervisor, kepala seksi, sampai dengan kepala departemen. Tetapi terkadang kesalahan tersebut tetap dapat terjadi dan akhirnya harus dilakukan koreksi.
Apabila user salah membukukan transaksi maka user harus membuat bon jurnal dan melakukan input GL to GL untuk mengkoreksi buku besar mana yang salah posting. Namun yang menjadi kekhawatiran adalah bagaimana jika yang terjadi adalah salah mengkredit ke rekening dengan jumlah yang material, dimana seharusnya dikredit ke rekening A tetapi yang dikredit adalah rekening B. Jika kasus yang seperti ini terjadi dimana sudah melibatkan pihak ketiga jalan keluar yang diambil tidak semudah ketika salah buku, namun harus dilakukan tindakan persuasive dan meminta pihak ketiga untuk mengembalikan uang yang salah ditransfer tersebut, juga menjelaskan kejadian yang terjadi.
Disinilah setiap individu harus memiliki ketelitian yang tinggi, user tidak dapat hanya memperhatikan salah satu bagian dari dokumen yang dipostingnya namun harus secara keseluruhan.
Kebijakan input data menentukan pengendalian pada proses input. Untuk memeriksa pengendalian pada keseluruhan data selama proses dan tahap output, user harus mengerti dimana sistem menempatkan data dan fungsi dari sistem tersebut. Setiap user harus mengetahui setiap modul yang menjadi bagian dari pekerjannya, dimana untuk setiap modul yang sudah menjadi bagian dari pekerjaannya itu pasti user akan memiliki otorisasi untuk memasuki modul tersebut. User harus tahu dimana data ditempatkan, bagaimana cara untuk mencari atau menambah vendor, mengetahui apakah sebuah tagihan sudah dibayarkan atau belum. Semua yang menjadi bagian dari pekerjaannya harus diketahui dan dipelajari dengan baik. Pada kenyataannya banyak user yang tidak mengetahui isi dari keseluruhan modul yang sudah dia miliki otoritasinya. Padahal tidak semua user memiliki otorisasi untuk dapat mengakses ke menu tersebut.
Salah satu contoh adalah, user yang tidak tahu cara mencari apakah tagihan vendor sudah terbayarkan atau belum, dimana pembayaran ini dapat dicari dengan memasukkan nomor rekening vendor atau mencari nomor vendor tersebut. Ketika ditelesuri mengapa user memiliki kesulitan untuk mencari adalah akrena TCODE atau kode untuk masuk ke modul tersebut harus dihafal dan tidak ada shortcut untuk masuk ke modul tersebut. Begitu banyaknya TCODE yang harus dihafal terkadang membuat user lupa dan sulit untuk terus mengingatnya jika menu tersebut jarang digunakan. Setiap user harus meyakini bahwa data yang dimasukkan benar. Apakah setiap field yang diisi telah sesuai sengan yang seharusnya? Sebagai contoh, format tanggal yang dimasukkan harus seuai, apakah bulan-tanggal-tahun atau tanggal-bulan-tahun, setiap user harus mengerti format penanggalan tersebut. Penanggalan yang salah dapat mengakibatkan salah persepsi dari orang lain yang membutuhkan data. Program juga harus memiliki kemampuan untuk memberikan peringatan (warning) kepada user jika data yang dimasukkan salah, terutama data yang dimasukkan pada file master. Kesalahan pada file master dapat mengakibatkan banyak hal fatal.

Kesalahan pada saat penggunaan sistem yang diakibatkan oleh user dapat disebabkan oleh kurangnya informasi yang dimiliki user mengenai sistem yang berjalan. User harus lebih aktif bertanya dan mempelajari Prosedur Standar Pengoperasian Sistem tersebut. Orang-orang yang terkait dengan penggunaan sistem, mengerti, mengetahui dan menjalankan setiap proses sesuai dengan prosedur standar pengoperasian sistem, merupakan nara sumber terbaik untuk memberikan setiap detail informasi mengenai sistem. Kejelasan informasi yang diberikan oleh narasumber akan menjadi informasi yang berguna bagi user di dalam pengoperasian tersebut.
Pengendalian aktivitas perlu diperhatikan dimana menitikberatkan pada kebijakan dan prosedur yang ada dan telah dilaksanakan dengan baik dan benar. Pada kenyatannya masih banyak hal yang perlu dibenahi di dalam aktivitas seputar penggunaan Sistem X ini, baik user maupun sistem itu sendiri. Dengan telah adanya standar pengoperasian sistem yang telah dibuat pada saat pembuatan sistem, seharusnya sistem dapat berjalan dengan baik dan user mendapatkan informasi yang benar dari pelatihan dan standar pengoperasian manual yang didapat. Namun, kenyataannya sistem tidak berjalan sesuai dengan keinginan user seperti pada awal pengetesan sistem dan user tidak mendapatkan informasi yang baik pada saat pelatihan. Sehingga pada kebijakan dan prosedur yang telah dibuat tidak berfungsi dan tidak berjalan dengan baik.
Dalam suatu lingkungan pekerjaan, apapun jenis pekerjaan tersebut, komunikasi dan informasi adalah hal yang sangat penting. Ketepatan waktu penyampaian informasi dan cara mengkomunikasikan informasi baru harus dapat dilakukan oleh setiap individu. Ketidakmampuan melakukan komunikasi yang baik dan keterlambatan penyampaian informasi dapat mengakibatkan resiko pada pekerjaan. Adanya kebijakan baru dari manajemen. Dimana tidak semua pegawai ikut serta dalam sosialisasinya, maka pegawai yang mengikuti sosialisasi tersebut harus segera memberitahukan kepada rekannya.
Monitoring dilakukan oleh setiap level atas kepada level yang berada di bawahnya. Dan juga tidak dipungkiri bahwa setiap individu juga harus melakukan monitoring atas pekerjaan yang telah dilakukannya. Monitoring disini berguna untuk menaksir kualitas sistem pengendalian internal.
Sedangkan monitoring atas penggunaan sistem dapat dilakukan setiap saat atau secara periodic, hal ini dilakukan untuk mengetahui kebenaran dari setiap transaksi yang beresiko tinggi. Apabila terdapat kesalahan sekecil apapun harus segera dilakukan koreksi.
Pengendalian aplikasi mengacu pada spesifik aplikasi, dimana pengendalian aplikasi berfungsi sebagai penjaga dari integritas informasi dalam suatu organisasi. Pengendalian aplikasi berfokus pada keakuratan, kelengkapan data dan kebenaran data yang masuk dan ter-update dalam sistem komputer. Jika melihat pada penggunaan Sistem X diatas pengendalian aplikasi belum berfungsi dengan baik. Masih banyaknya kesalahan yang dibuat oleh user dan kesalahan-kesalahan yang disebabkan oleh sistem menunjukkan bahwa pengendalian aplikasi sebagai penjaga integritas belum berfungsi dengan baik.
Sehingga, perlunya keterlibatan setiap pihak yang meliputi Tim IT, user, manajemen harus benar-benar nyata dan proaktif sehingga sistem dapat berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur standar pengoperasian sistem yang ada dan tidak menganggu kinerja user sebagai pengguna sistem.